Kurzfazit für Eilige
Wer die nächsten 16 Minuten überspringen will, hier die Essenz:
- Propstack ist die richtige Wahl für moderne, tech-affine Maklerbüros, die viel Wert auf eine saubere UI, mobile Nutzung und ein hervorragendes API-Ökosystem legen. Stärken: schnelles Onboarding, Webhooks, neue Portal-Anbindungen kommen zügig.
- OnOffice ist die Wahl für etablierte Büros, die eine vollständige Business-Suite (CRM + Marketing + Dokumente + Buchhaltung) aus einer Hand wollen. Stärken: tiefe Funktions-Breite, viele DACH-Standards eingebaut. Schwäche: konservative UI, API-Anbindung aufwendiger.
- FlowFact hat einen klaren Fokus auf größere Maklerorganisationen und Franchise-Strukturen. Stärken: rollenbasierte Multi-Office-Setups, KI-Features. Schwäche: höhere Einstiegskosten, weniger Drittanbieter-Integrationen.
Wer ist wer im Markt?
Propstack (Sitz München) startete als modernes Cloud-CRM und positioniert sich klar als Konkurrenz zu den älteren Schwergewichten. Mit native iOS- und Android-Apps, einer offenen REST-API und Webhooks gewann das Unternehmen die letzten fünf Jahre stark an Boden — besonders bei tech-affinen Premium-Maklerbüros.
OnOffice (Sitz Aachen) ist der etablierte All-in-One-Anbieter mit der breitesten Funktions-Suite im DACH-Markt. Vom Document-Builder über Marketing-Module bis zur Buchhaltung gibt es kaum etwas, das nicht eingebaut ist. Die UI ist klassisch und funktional, was Schulungsaufwand spart, aber neue User abschreckt.
FlowFact (Sitz Köln, Teil von Aareon) hat sich auf größere Maklerorganisationen, Filialnetze und Franchise-Strukturen spezialisiert. Mit „FlowFact Universal CRM" als Premium-Linie und KI-Features (Smart Matching, automatische Exposé-Erzeugung) zielt FlowFact auf Maklerbüros mit anspruchsvollen Workflows und mehreren Standorten.
Preise (Stand Mai 2026)
Alle drei Anbieter veröffentlichen Listenpreise zurückhaltend — verbindliche Angebote bekommt man nur nach einem Vertriebs-Call. Die Größenordnungen aus unseren Projekten:
| System | Einstieg (1 User) | Mittel (5 User) | Größere Büros (10+ User) |
|---|---|---|---|
| Propstack | ab ca. 79 €/Monat | ca. 350–500 €/Monat | Staffelpreise, individuell |
| OnOffice | ab ca. 99 €/Monat | ca. 450–700 €/Monat | Staffelpreise + Module einzeln |
| FlowFact | ab ca. 89 €/Monat | ca. 500–800 €/Monat | Enterprise-Lizenzen ab ca. 1.500 €/Monat |
Zusätzlich kommen bei allen drei Anbietern Einrichtungspauschalen (500–2.000 €), Modul-Add-Ons (DSGVO, Buchhaltung, Marketing-Module) und Portal-Vermarktungsgebühren obenauf. Erfahrungsgemäß landen realistische Gesamtkosten bei 30–50 % über dem reinen Lizenz-Listenpreis.
Verhandlungs-Tipp: Alle drei Anbieter haben Spielraum bei Mehrjahres-Verträgen (typisch 10–15 % Rabatt bei 3-Jahres-Bindung). Bei mehr als 5 Usern lohnt ein Wechselangebot von einem der Konkurrenten als Hebel.
UI & Bedienkonzept
Propstack setzt auf eine moderne Single-Page-App mit klarer Hierarchie. Die Lernkurve ist flach — neue Mitarbeiter sind in 1–2 Tagen produktiv. Mobile-Apps sind nativ und gut. Auf Tablet/Smartphone arbeiten Makler unterwegs flüssig, was bei Besichtigungen wertvoll ist.
OnOffice hat eine klassische Business-UI mit vielen Modulen und Konfigurations-Optionen. Neueinsteiger brauchen 1–2 Wochen, um produktiv zu werden. Dafür ist die Funktions-Tiefe enorm — kaum ein Use-Case, der nicht über Standard-Module abgedeckt ist. Mobile-Nutzung läuft hauptsächlich via responsives Web-UI; nativen Apps fehlt der Glanz von Propstack.
FlowFact liegt UX-mäßig dazwischen. Die neueren Versionen (FlowFact Universal CRM) sind modern, aber je nach Modul-Mix wirken Teile noch wie aus der „klassischen Ära". Die Rollen-/Rechte-Konfiguration ist ihre Stärke — wer ein Filialnetz oder Franchise mit klaren Hierarchien betreibt, schätzt das.
Feature-Vergleich
| Funktion | Propstack | OnOffice | FlowFact |
|---|---|---|---|
| Native Mobile-Apps | ✓ stark | ~ mittel | ~ mittel |
| Document-Builder & Vorlagen | ✓ Basis | ✓ sehr stark | ✓ stark |
| Integrierte E-Mail-Verwaltung | ~ Add-On | ✓ tief integriert | ✓ tief integriert |
| Marketing-Module (Newsletter, Drip) | ~ Add-On | ✓ eingebaut | ✓ eingebaut |
| Buchhaltung & Provisionen | Drittanbieter | ✓ Modul vorhanden | ✓ Modul vorhanden |
| Multi-Office / Filialen | ~ Workarounds | ✓ stark | ✓ sehr stark |
| KI-Features (Matching, Exposé) | ~ Beta | ~ Partial | ✓ in Premium-Lizenz |
| Webhooks (Push-Events) | ✓ nativ | ✗ nur Polling | ~ teilweise |
API-Qualität — der Tech-Faktor
Für Maklerbüros, die individuelle Workflows bauen oder Bridges zu eigenen Systemen / externen Portalen brauchen, ist die API-Qualität der entscheidende Hebel. Hier liegen die drei am weitesten auseinander.
Propstack — Tech-Liebling
REST-API mit klaren Resource-URLs, Bearer-Token-Auth, sauberer JSON-Struktur und vor allem: Webhooks. Property-Events feuern in Echtzeit, was Bridges zu externen Portalen oder eigenen Datenbanken sehr elegant macht. Die Doku ist die beste der drei, der Support für Drittanbieter wächst stetig. Wer eine moderne Integration baut, hat mit Propstack die wenigsten Reibungspunkte. Praxis-Vorgehen haben wir im Tutorial Propstack-Webhooks zu Portalen pushen beschrieben.
OnOffice — funktional, aber sperrig
REST-API über einen einzigen Endpoint, eigene HMAC-Signatur, viele Module über actionid-Werte. Funktioniert zuverlässig, aber das Auth-Schema ist nicht-Standard und kostet beim ersten Einbau Zeit. Keine Push-Webhooks, daher ist Realtime-Sync nur über Polling möglich. Die Tutorial-Anleitung haben wir in OnOffice REST-API anbinden aufgeschrieben.
FlowFact — solide, aber konservativ
FlowFact hat eine REST-API mit Token-Auth. Die API-Doku ist solide, aber weniger öffentlich zugänglich als bei Propstack — typischerweise braucht man einen Vertriebs-Call, um Zugang zu bekommen. Webhooks sind teilweise verfügbar (je nach Lizenz und Modul). Für mittlere und große Büros mit standardisierten Workflows reicht das gut; für viele individuelle Bridges ist Propstack oder OnOffice flexibler.
Wer maximale Flexibilität braucht und externe Systeme tief integrieren will → Propstack. Wer eine breite Funktions-Suite ohnehin nutzt und Polling-Sync akzeptiert → OnOffice. Wer eine Out-of-the-Box-Lösung für Standard-Workflows in Multi-Office-Strukturen sucht → FlowFact.
Portal-Anbindungen
Alle drei Systeme decken die großen DACH-Portale (ImmoScout24, Immowelt, eBay Kleinanzeigen) zuverlässig ab. Unterschiede gibt es bei internationalen Portalen und Boutique-Plattformen:
| Portal | Propstack | OnOffice | FlowFact |
|---|---|---|---|
| ImmoScout24 (DACH) | ✓ | ✓ | ✓ |
| Immowelt | ✓ | ✓ | ✓ |
| eBay Kleinanzeigen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Idealista (ES/PT) | ~ via Bridge | ✗ | ✗ |
| Rightmove (UK) | ~ via Bridge | ✗ | ✗ |
| Savills Global | ~ via Bridge | ✗ | ✗ |
| James Edition | ~ via Bridge | ✗ | ✗ |
Wer internationale Portale braucht — typisch für Premium- und Luxus-Maklerbüros mit DACH+EU-Inventar — kommt mit keinem der drei nativ klar. Für solche Setups bauen wir Bridges, die Propstack mit externen Portalen verbinden. Architektur und Code-Beispiele dazu im Webhook-Tutorial.
Migration zwischen den Systemen
Die meisten Wechsel laufen in folgende Richtungen — alle anderen sind selten:
- OnOffice → Propstack: Häufigster Fall. Motivation: modernere UI, bessere Mobile-Erfahrung, API-Flexibilität. Aufwand: 2–4 Monate für ein mittleres Büro.
- FlowFact → Propstack: Selten, aber zunehmend bei Single-Office-Häusern, die aus dem Filialnetz austreten.
- Propstack → OnOffice: Selten — typisch bei Wachstum auf 15+ User, wenn Marketing- und Buchhaltungs-Module gebraucht werden.
- OnOffice ↔ FlowFact: Bei Akquisition oder strategischer Neuausrichtung.
Migration ist nie nur „Daten exportieren, importieren". Was Aufwand kostet:
- Feld-Mapping — Custom-Felder müssen 1:1 abgebildet werden, das ist oft Maßarbeit pro Büro.
- Dokumente und Anhänge — alle Dateien neu hochladen, oft in anderer Struktur.
- Adressen-DSGVO-Status — Einwilligungen müssen sauber übernommen werden, sonst riskiert man rechtliche Probleme.
- Portal-Inserate — laufende Vermarktungen abmelden im alten System, sauber neu starten im neuen.
- Mitarbeiter-Schulung — der größte Bremsklotz bei einem Wechsel.
Wer migrieren will: rechne mit 3–9 Monaten realer Projektlaufzeit (je nach Büro-Größe), 30–80 Tausend Euro Gesamtkosten und 1–2 Wochen Produktivitäts-Dip in der Übergangsphase.
Wann welches CRM?
Propstack — niedrigster Einstieg, schnellstes Onboarding, beste Mobile-UX. Wenn keine spezielle Marketing-Suite gebraucht wird.
OnOffice — wenn ihr ohnehin tief in Marketing-Automation, Document-Builder und Buchhaltung steckt, spart die All-in-One-Suite Werkzeug-Wechsel.
FlowFact — beste Rollen-/Rechte-Struktur, KI-Features für Volume-Maklerbüros, robuste Multi-Office-Reports.
Propstack + Custom-Bridge zu Boutique-Portalen. Keiner der drei deckt international nativ ab — du brauchst eine Bridge auf jeden Fall, und auf Propstack lässt sie sich am elegantesten bauen.
Propstack — wegen Webhooks, klarer API und der besten Doku der drei. Eigene Integrationen baust du in Wochen, nicht Monaten.
Brauchst du Hilfe beim Auswahl- oder Wechsel-Prozess?
Wir bei DevNest haben Integrationen und Migrationen zwischen diesen drei CRMs (und zu externen Portalen) für mehrere Maklerbüros umgesetzt. Wenn du gerade vor der Auswahl stehst oder einen Wechsel planst — fragt uns: ein 30-Minuten-Call hilft oft mehr als ein dreistündiger Vertriebs-Pitch. Direkt Projekt anfragen oder mehr zu unserer Propstack-Entwicklung und Immobilien-CRM-Beratung.
Weitere Themen: Propstack-Webhooks zu Portalen pushen · OnOffice-API anbinden · ImmoScout24-API anbinden · ImmoScout-Portal-Anbindung